Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ed-flock / Eike Diekmann
Anschrift wird geschützt geladen.
E-Mail: info@ed-flock.de

Diese Datenschutzerklärung gilt für ed-flock.de und für moin-moments.de einschließlich der Unterdomains. Moin.Moments ist ein Projekt von ed-flock. Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung bleibt in allen Fällen die oben genannte Stelle.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen Servern in Deutschland betrieben. Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

ed-flock.de (Cloudflare): Die Website ed-flock.de wird über das Content-Delivery-Netzwerk und den Reverse-Proxy von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet dabei die IP-Adresse und die technischen Zugriffsdaten Ihres Aufrufs, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren, und schützt auf unseren Seiten angezeigte E-Mail-Adressen vor automatisiertem Auslesen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

moin-moments.de und Buchungsplattform (Strato): Die Buchungsplattform, der Eventbereich und die Online-Galerie laufen auf einem von uns verwalteten Server der Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, im Rechenzentrum in Deutschland. Mit Strato besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet aktuell ausschließlich technisch notwendige Speicherungen. Der Cookie-/Consent-Hinweis speichert Ihre Auswahl im Browser über localStorage, damit der Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint.

• ed-flock-cookie-consent: speichert die Auswahl „akzeptiert“ oder „abgelehnt“ im Browser.
• Zweck: Nachweis und Komfort der Cookie-Information.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für den Eventbereich und die Galerie wird der von Ihnen eingegebene Zugangscode (pbEventCode) und für den internen Verwaltungsbereich das Anmelde-Token (efCmsToken) im sessionStorage Ihres Browsers gehalten, bis Sie den Tab schließen oder sich abmelden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es werden keine Cookies und keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Speicherungen gesetzt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

5. Kontakt per Formular, E-Mail und WhatsApp

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Nachrichtentext, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine vorvertragliche oder vertragliche Kommunikation gerichtet ist, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angabe der Datenschutzbestätigung im Formular dient dem Nachweis der transparenten Information.

Zur Absicherung des Formulars werden ein Honeypot-Feld, Eingabevalidierung und Rate-Limiting eingesetzt. Die Anfrage wird per E-Mail an info@ed-flock.de weitergeleitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, sofern dies nicht zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Postfach: Unser Postfach info@ed-flock.de wird von der Strato AG, Berlin, betrieben.

6. Buchung von Fotobox und Audio-Gästebuch

Für die Buchung einer Fotobox und/oder eines Audio-Gästebuchs verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Eventdatum, Veranstaltungsort sowie Angaben zur gewünschten Leistung. Diese Daten benötigen wir zur Vertragsanbahnung, zur Durchführung des Mietvertrags und zur Rechnungsstellung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie für die steuerlich relevanten Rechnungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Rechnungs- und Buchungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre nach § 147 AO/§ 257 HGB). Für die Verwaltung Ihrer Buchung erhalten Sie einen persönlichen Zugangscode zum Eventbereich; dieser wird verschlüsselt gespeichert. Buchungs- und Einstellungsdaten werden auf unseren Servern in verschlüsselter Form (Verschlüsselung im Ruhezustand) abgelegt.

Im Rahmen der Buchung versenden wir transaktionsbezogene E-Mails (z. B. Anfrage-, Bestätigungs-, Rechnungs- und Erinnerungs-E-Mails). Der Versand erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister; eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit für die Zustellung erforderlich. Der Versand erfolgt über den Mailserver der Strato AG, Berlin.

Zahlung per PayPal: Wählen Sie die Zahlung per PayPal, werden Sie zu PayPal weitergeleitet. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten ist dann PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Wir übermitteln an PayPal den Rechnungsbetrag, die Buchungsnummer und die Währung und erhalten von PayPal die Zahlungsbestätigung mit Transaktionsnummer sowie den bei PayPal hinterlegten Namen und die E-Mail-Adresse des Zahlenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es gilt die Datenschutzerklärung von PayPal. Bei Zahlung per Überweisung erhalten wir von unserer Bank Name, IBAN und Verwendungszweck des Zahlenden.

7. Während des Events erstellte Fotos und Videos

Die Fotobox erstellt während Ihrer Veranstaltung Fotos, Collagen und kurze Videoschleifen (Boomerangs), auf denen Sie und Ihre Gäste abgebildet sein können. Diese Aufnahmen werden nach dem Event in eine Online-Galerie überführt, die Sie und – über einen separaten Galerie-Link – Ihre Gäste aufrufen können.

Rechtsgrundlage für die Erstellung und Bereitstellung der Aufnahmen gegenüber dem Mieter ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Mieter (Veranstalter) ist dafür verantwortlich, seine Gäste über die Aufnahme zu informieren und – soweit erforderlich – deren Einwilligung einzuholen. Dafür stellen wir eine Gästeinformation nach Art. 13 und 14 DSGVO und einen Aushang mit QR-Code bereit. Für eine darüber hinausgehende Veröffentlichung der Aufnahmen durch den Mieter ist dieser eigenständig verantwortlich.

Bucht ein Unternehmen oder eine Organisation, verarbeiten wir die Aufnahmen in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit. Die Online-Galerie ist nur mit dem Galerie-Link beziehungsweise dem Zugangscode erreichbar und nicht öffentlich auffindbar.

8. Optionale Gesichtserkennung zur Foto-Suche

Auf ausdrücklichen Wunsch kann eine Gesichtserkennung aktiviert werden, mit der sich Fotos einer bestimmten Person in der Galerie schneller finden lassen. Dabei werden aus den Aufnahmen biometrische Merkmale berechnet. Hierbei handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO.

Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Sie wird ausschließlich verarbeitet, wenn der Mieter sie aktiv aktiviert (Opt-in). Rechtsgrundlage ist die ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; nach Widerruf wird die Funktion deaktiviert. Die Verarbeitung findet vollständig lokal auf unseren Servern in Deutschland statt; biometrische Daten werden nicht an Dritte übermittelt und spätestens mit Löschung der zugehörigen Galerie entfernt. Der Mieter ist dafür verantwortlich, vor Aktivierung die Einwilligung der abgebildeten Gäste einzuholen.

9. Audio-Gästebuch (Sprachaufnahmen)

Ansage des Mieters: Der Mieter kann die Begrüßungsansage für das Audio-Gästebuch direkt über unsere Website im Browser einsprechen. Die Aufnahme wird auf unseren Servern in Deutschland in das benötigte Audioformat umgewandelt und dort als Datei gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietvertrags). Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht.

Sprachnachrichten über das Telefon: Beim Audio-Gästebuch hinterlassen Gäste über ein Telefon persönliche Sprachnachrichten. Diese Tonaufnahmen können personenbezogene Daten (Stimme, Inhalt der Nachricht) enthalten und werden für den Mieter bereitgestellt. Rechtsgrundlage gegenüber dem Mieter ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Mieter informiert seine Gäste über die Aufnahme. Eine darüber hinausgehende Nutzung obliegt dem Mieter.

Sprachgrüße über QR-Code: Gäste können zusätzlich über einen QR-Code, den der Mieter ausdruckt und bei seiner Veranstaltung auslegt, am eigenen Mobilgerät einen Sprachgruß aufnehmen und an den Mieter senden. Dabei erheben wir die Sprachaufnahme (Stimme, Inhalt der Nachricht) unmittelbar beim Gast über unsere Website. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung des Gastes gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die er durch das bewusste Aufnehmen und Absenden des Sprachgrußes erteilt. Die Angabe eines Namens ist dabei freiwillig. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; hierfür genügt eine Nachricht an den in Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen. Abgesendete Sprachgrüße werden dem Mieter bereitgestellt. Standardmäßig gelangen sie zunächst in eine Vorprüfung durch den Mieter (Moderation) und werden erst nach dessen Freigabe Teil seiner Sammlung; der Mieter kann diese Vorprüfung für sein Event abschalten, sodass Sprachgrüße unmittelbar übernommen werden. Unabhängig davon sind Sprachgrüße für andere Gäste in der Galerie nur abspielbar, wenn der Mieter sie dafür ausdrücklich freigibt; diese Freigabe ist standardmäßig deaktiviert. Die Verarbeitung findet ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland statt; eine Übermittlung an Dritte erfolgt nicht.

10. Bereitstellung, Speicherdauer und Löschung der Aufnahmen

Fotos, Videos und Sprachaufnahmen werden nach dem Event für einen begrenzten Zeitraum in der Online-Galerie bereitgestellt (standardmäßig 30 Tage). Der Mieter kann die Aufbewahrung im Eventbereich verlängern (höchstens bis zu drei Monate ab Bereitstellung) oder die Aufnahmen jederzeit selbst löschen. Vor der automatischen Löschung erhält der Mieter eine Erinnerung per E-Mail. Nach Ablauf der Frist werden alle Aufnahmen einschließlich etwaiger biometrischer Daten automatisch und unwiderruflich von unseren Servern gelöscht. Diese Frist gilt auch für sämtliche Sprachaufnahmen des Audio-Gästebuchs einschließlich noch nicht freigegebener Sprachgrüße von Gästen; mit Fristablauf werden alle zum Event gespeicherten Audiodateien vollständig gelöscht.

11. Bewertungen und deren Veröffentlichung

Nach Abschluss einer Buchung laden wir den Mieter per E-Mail ein, seine Erfahrung zu bewerten. Die Teilnahme ist freiwillig; wer nicht antwortet, hat keinerlei Nachteile. Die Einladung senden wir einmalig an die bei der Buchung angegebene E-Mail-Adresse (§ 7 Abs. 3 UWG); auf die Möglichkeit, dem zu widersprechen, weisen wir bereits im Buchungsformular und in der Einladung hin. Ein Widerspruch ist jederzeit formlos möglich, etwa per Antwort auf die E-Mail oder an info@ed-flock.de, und wird sofort beachtet. Der Zugang erfolgt über einen persönlichen Link, der keine Anmeldung erfordert. Verarbeitet werden die vergebene Sternebewertung, die freiwillig eingegebenen Texte, die getroffene Namenswahl sowie die Zuordnung zur jeweiligen Buchung. Rechtsgrundlage für die Erhebung ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zwei getrennte Textfelder: Das Feld für Verbesserungsvorschläge ist ausschließlich für uns bestimmt. Dieser Text wird zu keinem Zeitpunkt veröffentlicht, weder auf dieser Website noch anderswo. Nur der Text im dafür vorgesehenen öffentlichen Feld kommt für eine Veröffentlichung überhaupt in Betracht.

Veröffentlichung nur mit Einwilligung: Ob wir den öffentlichen Text und den gewählten Namen auf dieser Website und in Werbematerial zeigen dürfen, entscheidet der Mieter durch ein gesondertes, nicht vorausgewähltes Kästchen im Bewertungsformular. Rechtsgrundlage ist insoweit die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne diese Einwilligung erfolgt keine Veröffentlichung. Wir speichern zusammen mit der Einwilligung den Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstextes, der zum Zeitpunkt der Erteilung angezeigt wurde, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Namenswahl: Der Mieter wählt selbst, ob sein voller Name, nur der Vorname mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens oder gar kein Name erscheint. Voreingestellt ist die abgekürzte Form. Zu einer veröffentlichten Bewertung zeigen wir zusätzlich nur Monat und Jahr des Events, nicht das genaue Datum und nicht den Veranstaltungsort.

Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, über den Link in der Einladungs-E-Mail oder formlos an info@ed-flock.de. Nach einem Widerruf entfernen wir die Veröffentlichung unverzüglich. Der Nachweis der ursprünglich erteilten Einwilligung und ihres Widerrufs bleibt zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO erhalten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer: Bewertungen sind an die zugehörige Buchung gebunden und werden mit deren Löschung ebenfalls gelöscht. Sie unterliegen nicht der Löschfrist für Foto- und Sprachaufnahmen aus Ziffer 10; das Löschen der Aufnahmen entfernt eine Bewertung also nicht.

12. Externe Dienste

Die Website verwendet keine externen Analyse- oder Marketingdienste. Auf moin-moments.de werden die Schriftarten Outfit und Playfair Display vom eigenen Webserver geladen. Ergänzend werden Systemschriften des Endgeräts verwendet; es findet kein Abruf von Google Fonts oder vergleichbaren externen Font-Diensten statt.

Links zu externen Websites, z. B. LinkedIn oder Projekt-Demos, werden erst aufgerufen, wenn Sie diese aktiv anklicken. Für die Datenverarbeitung auf externen Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Prüfung des Liefergebiets (OpenStreetMap/Nominatim): Wenn Sie im Buchungsformular eine Veranstaltungsadresse eingeben, ermitteln wir deren Entfernung zu unserem Standort, um Ihnen Lieferung oder Selbstabholung anbieten zu können. Dazu übermitteln wir die eingegebene Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort und Land) an den Geokodierungsdienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, und erhalten von dort geografische Koordinaten. Die Abfrage erfolgt durch unseren Server. Nominatim erhält dabei die IP-Adresse unseres Servers; die IP-Adresse Ihres Endgeräts wird von dieser Funktion nicht an Nominatim weitergegeben. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und sonstige Buchungsangaben werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Vereinigte Königreich verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Kann der Dienst keine Entfernung ermitteln, ist die Buchung als Selbstabholung möglich und Sie können eine Lieferung anfragen. Bei einer fehlgeschlagenen Abfrage kann die Adresse bereits an den Dienst übermittelt worden sein. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation.

13. LinkedIn-Anbindung (Content Cockpit)

Für die Planung und Veröffentlichung eigener LinkedIn-Beiträge betreiben wir ein internes Werkzeug (Content Cockpit), das über die offizielle LinkedIn-Schnittstelle (LinkedIn Marketing API) mit den LinkedIn-Profilen von ed-flock-Mitarbeitern verbunden ist. Das Werkzeug wird ausschließlich intern genutzt und nicht Dritten angeboten.

Angebundene Profile: Verarbeitet werden Name und LinkedIn-Mitglieds-ID zur Zuordnung des Autors, ein verschlüsselt gespeichertes Zugangstoken, die vom Nutzer freigegebenen Beitragstexte sowie aggregierte Statistiken zu den eigenen Beiträgen (Impressionen, erreichte Mitglieder, Anzahl von Reaktionen, Kommentaren und Weiterleitungen). Es werden keine Daten über andere LinkedIn-Mitglieder von LinkedIn abgerufen; die Statistiken enthalten nur Zahlen, keine Personen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber den Mitarbeitern sowie die vom Nutzer im LinkedIn-Anmeldedialog erteilte Freigabe, die jederzeit in den LinkedIn-Einstellungen oder im Cockpit widerrufen werden kann. Mit dem Trennen der Verbindung wird das Zugangstoken gelöscht.

Vertriebskontakte: Zur Pflege geschäftlicher Kontakte führen wir im Cockpit eine Kontaktliste, die aus eigenen LinkedIn-Exporten der Mitarbeiter (Kontaktliste) oder manuellen Eingaben stammt. Verarbeitet werden Name, Position, Unternehmen, Branche sowie eine interne Einschätzung der geschäftlichen Relevanz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung und Pflege geschäftlicher Beziehungen im B2B-Umfeld. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung statt. Kontaktdaten werden gelöscht, wenn der Kontakt nicht mehr verfolgt wird, spätestens jedoch nach drei Jahren ohne geschäftlichen Bezug. Betroffene können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 15).

Alle Daten des Cockpits liegen auf unseren eigenen Servern in Deutschland und werden nicht an Dritte weitergegeben. Für die Datenverarbeitung durch LinkedIn selbst ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, verantwortlich; es gilt deren Datenschutzerklärung.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Kontaktanfragen werden in der Regel gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

16. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt HTTPS-Verschlüsselung, um die Übertragung vertraulicher Inhalte zu schützen.